Trong hoạt động xuất nhập khẩu, khai báo hải quan là bước bắt buộc để hàng hóa được thông quan hợp pháp. Nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy trình và hồ sơ, việc chậm trễ có thể dẫn đến chi phí phát sinh và ảnh hưởng tiến độ giao hàng. Bài viết dưới đây, Fobtrans sẽ hướng dẫn chi tiết cách khai báo hải quan theo quy định mới nhất 2025.
Mục lục của bài viết
1. Khai báo hải quan là gì?
Khai báo hải quan là thủ tục bắt buộc mà các doanh nghiệp, cá nhân phải làm khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra và xác nhận để hàng được thông quan hợp pháp.
Nói đơn giản, đây chính là bước “xin phép” để hàng hóa hoặc phương tiện vận tải được ra vào cửa khẩu, cảng biển hay sân bay quốc tế đúng quy định, tránh các rủi ro về pháp lý.
2. Hồ sơ khai báo hải quan 2025
Để thực hiện thủ tục khai báo hải quan đúng quy định và tránh bị ách tắc khi thông quan. Đoanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu mới nhất năm 2025. Tùy từng loại hình xuất nhập khẩu, bộ hồ sơ có thể gồm các chứng từ cơ bản và một số giấy tờ bổ sung.
2.1. Bộ hồ sơ cơ bản
- Tờ khai hải quan điện tử (khai trên hệ thống VNACCS/VCIS)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill)
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có
- Các giấy phép chuyên ngành (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt)
2.2. Hồ sơ bổ sung
Ngoài bộ chứng từ cơ bản, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các giấy tờ sau tùy trường hợp:
- Chứng nhận kiểm tra chuyên ngành:
Kiểm dịch động thực vật, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm, môi trường,..
- Chứng từ thanh toán quốc tế:
L/C, điện chuyển tiền, sao kê ngân hàng hoặc chứng từ phí vận chuyển khi hợp đồng theo điều kiện FOB/CIF
- Giấy chứng nhận bảo hiểm vận tải:
Trường hợp yêu cầu hoặc khi hàng thuộc diện bắt buộc phải mua bảo hiểm
- Danh mục máy móc/thiết bị:
Áp dụng khi nhập khẩu máy móc chưa lắp ráp hoặc thiết bị có nhiều bộ phận rời
- Giấy ủy quyền/ủy thác xuất nhập khẩu:
Khi sử dụng đại lý hải quan hoặc đơn vị dịch vụ logistics làm thủ tục thay
- Hồ sơ doanh nghiệp:
Giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế, giấy phép đầu tư (nếu là doanh nghiệp FDI)
2.3. Lưu ý quan trọng năm 2025
Từ ngày 15/08/2025, theo Nghị định 167/2025/NĐ-CP, hầu hết chứng từ hải quan phải được nộp dưới dạng điện tử hoặc dữ liệu số hóa. Nếu đã có trên Cổng Một Cửa Quốc Gia thì không cần nộp bản giấy.
Doanh nghiệp và người khai hải quan phải chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác, trung thực của hồ sơ. Nếu khai sai hoặc thiếu giấy phép chuyên ngành sẽ bị xử phạt hành chính.
Hồ sơ nên được chuẩn bị sẵn từ trước khi hàng về cửa khẩu để tránh phát sinh lưu kho, lưu bãi. Đặc biệt với các lô hàng cần giấy phép kiểm tra chuyên ngành.
Khuyến nghị sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan hoặc đại lý hải quan chính ngạch đối với doanh nghiệp mới, để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và giảm rủi ro.
3. Quy trình khai báo hải quan 2025
Để đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình khai báo hải quan. Dưới đây là 5 bước cơ bản theo quy định mới nhất năm 2025:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
– Thu thập và kiểm tra đầy đủ chứng từ trước khi nộp.
– Đảm bảo thông tin trên tờ khai, hóa đơn, vận đơn, chứng nhận xuất xứ… khớp với nhau để tránh sai sót.
Bước 2: Khai báo trên hệ thống
– Thực hiện khai báo tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS.
– Doanh nghiệp có thể tự khai hoặc ủy quyền cho đại lý hải quan.
Bước 3: Tiếp nhận và phân luồng
– Sau khi khai báo, hệ thống hải quan sẽ tự động phân luồng kiểm tra:
- Luồng xanh: Thông quan nhanh, không kiểm tra
- Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy
- Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa
Bước 4: Nộp thuế và lệ phí
– Doanh nghiệp nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (GTGT) và các khoản phí khác theo quy định.
– Việc nộp thuế có thể thực hiện trực tuyến qua Cổng thanh toán điện tử hải quan.
Bước 5: Thông quan hàng hóa
– Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế và được cơ quan hải quan xác nhận, hàng hóa sẽ được phép thông quan.
– Doanh nghiệp tiến hành lấy hàng tại cảng biển, cảng hàng không hoặc cửa khẩu theo quy định
Kết luận
Khai báo hải quan là bước quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ quy trình, chuẩn bị hồ sơ chính xác, tuân thủ đúng quy định. Với quy định mới nhất năm 2025, việc chuẩn hóa chứng từ điện tử và quản lý chặt chẽ hơn từ cơ quan hải quan càng khiến doanh nghiệp cần chú ý kỹ lưỡng hơn để tránh rủi ro.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị đồng hành uy tín, Fobtrans tự tin là lựa chọn đáng tin cậy. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, Fobtrans đã xử lý thành công hàng chục nghìn lô hàng nhập khẩu đa dạng từ đồ gia dụng, máy móc thiết bị đến các mặt hàng đặc thù cần giấy phép chuyên ngành.
Liên hệ ngay với Fobtrans để được tư vấn và hỗ trợ thủ tục khai báo hải quan trọn gói, giúp hàng hóa của bạn thông quan an toàn và thuận lợi nha!
